Saber como funciona o departamento financeiro é fundamental para a gestão do seu negócio. Afinal, esse é o setor responsável por administrar os recursos da empresa, controlando atividades como finanças, riscos, planejamento e resultados. 

A estrutura e os procedimentos do departamento financeiro dependem do porte e das atividades da empresa. 

Em uma microempresa, sua função geralmente é desempenhada diretamente pelo proprietário. Em uma empresa de grande porte, existe um setor responsável que, por ter uma função vital para o bom funcionamento da empresa, costuma estar ligado diretamente à direção.

No entanto, o principal objetivo do departamento financeiro é garantir que a organização tenha receita para atingir seus objetivos, mantendo-se competitiva e relevante no mercado por um longo período. 

Neste texto, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o departamento financeiro, as funções e a importância desse setor em uma empresa.

Departamento financeiro: o que é?

O departamento financeiro é um setor específico da empresa e pode ser considerado o núcleo principal da organização. Isso significa que um negócio só pode sobreviver se essa área for saudável, ou seja, se apresentar os resultados que permitem à empresa alcançar os resultados esperados.

Existem vários detalhes e atividades nesta área, tais como finanças, passivos e contas a receber, captação e aplicação de recursos, entre outros. 

Esse setor é essencial para qualquer organização, pois eles têm relacionamento direto com outros departamentos da empresa, como administração, recursos humanos, marketing e vendas. Ou seja, é o setor responsável pela gestão dos recursos da organização.

Dentre suas atribuições, pode-se destacar que a principal é prover o capital necessário para que a empresa seja e se mantenha competitiva no mercado, buscando obter receitas no curto, médio e longo prazo.

A estrutura deste setor, o número de funcionários e as atribuições desta área dependerão diretamente da dimensão do negócio. Por exemplo, nas micro e pequenas empresas é bastante comum que o próprio proprietário seja o responsável pelas atividades financeiras, embora se trate de uma decisão bastante arriscada.

Afinal, é necessário um monitoramento próximo e contínuo dos dados financeiros da organização, e à medida que um especialista vai agregando funções, a chance de aumentar os detalhes relacionados a, por exemplo, aumentos de fluxo de caixa e capital de giro podem ameaçar a saúde financeira da empresa.

E como funciona o departamento financeiro de uma empresa?

O departamento financeiro é responsável pelo desempenho e gestão das finanças da empresa. Portanto, é sua responsabilidade garantir os recursos e a boa administração dos ativos corporativos.

Para isso, desempenha funções como: contabilidade, tesouraria, gerenciamento das finanças, controle de tributos e gestão de custos.

O departamento financeiro atua como um elo na empresa, pois nem todas as áreas estão diretamente relacionadas entre si. Por isso, o setor financeiro mantém contato com todos os setores, seja para pagamento ou controle de investimentos de cada área.

Quais as principais funções do departamento financeiro?

O departamento financeiro é responsável por tratar de todos os assuntos relacionados a finanças, com vista à concretização dos objetivos da empresa. Isso serve para permitir que os gerentes tenham as ferramentas certas para tomar decisões, como corte de custos ou investimentos.

As funções do departamento financeiro incluem: tesouraria, controle das contas a pagar e a receber, contabilidade, planejamento, gestão dos impostos, controle de riscos e divulgação de informações para os investidores. 

Veja a seguir os detalhes de cada uma dessas tarefas.

Tesouraria

Este setor do departamento financeiro é responsável pelo fluxo de caixa da empresa, ou seja, controla as entradas e saídas diárias de dinheiro na empresa. Como parte do fluxo de caixa é feito eletronicamente, a tesouraria também administra as contas bancárias da empresa.

Gestão de contas

A gestão de contas a pagar controla o vencimento dos compromissos da empresa, como contas de consumo e pagamentos a fornecedores, por exemplo, de forma a evitar atrasos e multas.

Também é responsável pelo controle dos recebimentos. Inclui verificar se os clientes estão em dia com as suas obrigações, se as faturas emitidas pela empresa foram pagas em dia e, se necessário, acionar os mecanismos de cobrança.

Contabilidade

Enquanto a tesouraria trabalha com o fluxo de caixa, a contabilidade controla o patrimônio da empresa e suas variações. O patrimônio de uma empresa é composto por seus ativos (bens e direitos) e passivos (obrigações).

O primeiro grupo inclui imóveis, mercadorias, equipamentos, dinheiro em espécie e contas a receber, como o pagamento pela venda de mercadorias. No entanto, o segundo grupo inclui dívidas e contas não pagas.

É com base na relação entre ativos e passivos que se calcula o resultado da empresa. Portanto, os registros contábeis são uma ferramenta importante, pois fornecem dados para a tomada de decisão de um gestor financeiro.

Planejamento financeiro

Ao organizar seus dados contábeis, você pode planejar seu negócio financeiramente, garantir um orçamento saudável e determinar quando investir ou cortar custos.

O planejamento financeiro define metas para o futuro do seu negócio, prevê quanto você terá que investir para alcançá-los e ajuda a identificar de onde podem vir os recursos para isso.

Gestão de riscos

O departamento financeiro pode ser responsável pela avaliação dos riscos de mercado, câmbio, crédito e operacional da própria empresa. 

A gestão dos riscos deve ser realizada de forma a antecipá-los, para que as medidas adequadas possam ser tomadas em tempo oportuno para evitar problemas ou reduzir os seus impactos.

Gestão de impostos

Se você não tiver seu próprio departamento fiscal para tratar do cálculo do imposto a pagar e se ele atende aos requisitos fiscais, essa função geralmente é atribuída ao departamento financeiro da empresa.

No entanto, o departamento não é apenas contribuinte, pois sua tarefa é determinar o regime tributário mais favorável para evitar que as empresas gastem impostos excessivos.

Relação com investidores

A área de finanças é responsável por adotar uma política de transparência diretamente vinculada à organização e pela divulgação clara e detalhada de suas contas. Essas medidas são necessárias para aumentar a confiança dos investidores.

Qual a importância do departamento financeiro para a organização?

Em um departamento financeiro corporativo, existem algumas regras básicas que devem ser seguidas. Como, por exemplo: você não deve gastar mais do que os próprios recursos, é importante ter as informações e os dados corretos para tomar decisões assertivas e você precisa saber quais são os investimentos certos a se fazer para crescer.

Por um lado, pode-se dizer que esses pré-requisitos são necessários para uma boa gestão financeira de uma empresa. Por outro lado, é importante destacar que muitas vezes essas questões são negligenciadas, o que acarreta diversas ameaças à lucratividade do negócio.

Exatamente por essas e outras razões, a gestão financeira é tão importante para uma empresa. Mais do que determinar a situação atual dos negócios, é também crucial para os problemas futuros da organização.

Por isso, é importante que os profissionais da área estejam preparados para lidar com todas as movimentações financeiras na empresa. Assim, com as informações certas em mãos, você pode tomar as melhores decisões que são fundamentais para o crescimento do seu negócio.

O princípio de tudo, portanto, tem como base o registro dos dados financeiros e seu devido preenchimento. Sem ela, você não poderá contar com uma boa gestão – são essas informações, além das decisões acertadas, que permitirão um acompanhamento eficaz dos indicadores de desempenho financeiro.

Outra questão que torna o departamento financeiro importante para a empresa é a estratégia organizacional. Afinal, todo negócio precisa de uma estratégia para crescer. Para isso, dados financeiros confiáveis ​​são essenciais.

Além disso, outro ponto de grande importância para a empresa na área financeira diz respeito às decisões que levam a organização ao sucesso. As principais decisões financeiras são: onde direcionar o lucro líquido, onde fazer investimentos e onde buscar financiamento.

Portanto, dado que existem fortes movimentações financeiras em todos os negócios, é fundamental que o gestor da área esteja integrado com todos os setores da empresa para que se alimente de dados relevantes sobre o presente e o futuro do negócio.

Como fazer uma boa gestão no departamento financeiro?

Em geral, para melhorar a gestão da empresa na totalidade, é importante primeiro aprimorar o gerenciamento do departamento financeiro.

Em seguida, confira os três pilares para uma boa gestão do departamento financeiro.

Treinamento da equipe

Uma equipe qualificada não se reúne repentinamente, o que é um grande desafio. Mesmo assim, com a confiança de ter profissionais capacitados, é importante que tenham aprendizado e desenvolvimento contínuos em benefício da empresa.

Portanto, é necessário treinamento regular, sempre com o apoio da empresa. Isso fornece atualizações sobre novos métodos, técnicas de aprendizagem e uma melhor compreensão das rotinas financeiras e formas de realizar atividades.

Comprometimento da empresa

Principalmente nas médias e pequenas empresas, a atuação do departamento financeiro é decisiva e pode ainda afetar a condição da empresa e as suas competências.

Portanto, envolva os colaboradores e conscientize-os da importância da dedicação e da responsabilidade perante a gestão financeira. O fator de motivar e gerir pessoas é tão importante quanto o conhecimento e a experiência.

Aquisição de um software de gestão

Por fim, se não houver um software específico de gestão na empresa, é quase impossível administrar o departamento financeiro.

Isso porque, com um software você terá um tudo que precisa em um só lugar. Um ambiente simples, intuitivo e prático, onde você pode gerenciar contratos, monitorar o fluxo de caixa, realizar gerenciamento de contabilidade, fazer reconciliações bancárias, cobrar de clientes e executar muitas outras atividades.

As funções do departamento financeiro são ampliadas de práticas simples e mescladas em práticas mais complexas, que só podem ser concluídas com o apoio de tecnologia. Portanto, ter ferramentas de gestão adequadas é essencial.

Como funciona a estrutura do departamento financeiro?

A estrutura do departamento financeiro e seu trabalho diário dependem do porte da empresa e do setor. Geralmente, as grandes organizações precisam de equipes maiores, enquanto as microempresas precisam de equipes mais simplificadas.

Em todos os casos, é vital que os profissionais que lidam com questões financeiras tenham capacidade e confiabilidade para evitar o risco de falha e fraude.

Portanto, tenha especial cuidado ao contratar pessoas para esses cargos, acompanhando de perto seu histórico e buscando referências de ex-empregadores.

Para montar a melhor estrutura para o seu negócio, verifique como o organograma do departamento financeiro é utilizado nas grandes, médias e pequenas empresas.

Empresas de grande porte

Nas grandes empresas, o departamento financeiro possui um setor responsável por cada função: tesouraria, gestão de contas, contabilidade, gestão de riscos e tributária.

O planejamento é responsabilidade da controladoria, um departamento separado que trata da organização, avaliação e armazenamento de informações da empresa, incluindo informações financeiras.

Cada área do departamento financeiro tem um líder que se reporta ao diretor financeiro, que no que lhe concerne se reporta ao presidente.

Empresas de médio porte

Essa categoria de negócio requer um organograma menor, mas ainda inclui equipes completas de contabilidade, gerenciamento de contas e finanças.

Devido à falta de um departamento de controladoria nas empresas de médio porte, normalmente existe um controlador na estrutura do departamento financeiro. Dessa forma, todo planejamento orçamentário é de responsabilidade do setor.

Microempresas

A estrutura do departamento financeiro de uma microempresa possui um líder financeiro, que geralmente é o proprietário e analista financeiro da empresa.

Como a estrutura do negócio não permite a internalização desses processos, a contabilidade e a controladoria foram terceirizados.

Como vimos ao longo desse texto, não existe uma estrutura de departamento financeiro perfeita, mas a estrutura que melhor se adapta à realidade da sua empresa.