A pasta de prestação de contas é uma das ferramentas mais fundamentais de uma gestão condominial boa e transparente. É nela que consta toda movimentação financeira do condomínio e documentação comprobatória do que foi feito, como notas fiscais, o que foi pago, o que foi recebido, o que foi acordado entre o condomínio e um inadimplente, possíveis ações judiciais, etc.

A pasta pode ser tanto física, com os documentos originais anexados, ou virtual. E por ser algo tão relevante para uma boa administração do condomínio, é estranho que em muitos locais esse documento não receba a atenção que merece.

Acesso à pasta

A pasta é um documento do condomínio. Por isso, todos devem ter acesso a ela. Porém, a prioridade, assim que a mesma chega da administradora, é dos conselheiros e do síndico.

Quando o trâmite mensal estiver encerrado, os moradores podem olhar os documentos. Não se deve negar o acesso à pasta. Mas, para a segurança de todos, a mesma deve ficar guardada em um local específico do condomínio pelo prazo de cinco anos. Se algum morador desejar analisar a mesma, deve avisar com antecedência e olhá-la no próprio local. Ele não deve levar a pasta para casa. 

O ideal é que a pasta não demore para chegar ao condomínio. Quem faz uso de pasta de prestação de contas virtual não costuma ter esse problema, já que o arquivo é atualizado em tempo real.

O que deve conter a pasta

Há algumas maneiras de se organizar o material, uma vez que o condomínio não é obrigado, por lei, a seguir nenhuma maneira específica de prestar suas contas, como é o caso das empresas.

O ideal é que a pasta contenha em sua estrutura, basicamente, os seguintes pontos:

Termo de recebimento e verificação de contas (onde síndico e conselheiros assinam)

Introdução: Índice, resumo, observações ou instruções prévias do conteúdo da pasta

Espaço para comentários (do síndico, conselheiros ou condôminos)

Balancete completo

Extrato(s) da(s) conta(s)

Receitas do condomínio

Despesas do condomínio (com documentos originais)

Relatório sobre inadimplência (acordos judiciais ou não)

Outras despesas – devem estar discriminadas

Veja abaixo como são comumente divididas as despesas do condomínio:

1) DESPESAS / PESSOAL:

Nessa área devem constar todos os gastos referentes a pessoal – sejam os funcionários próprios ou terceirizados. São eles: folha de pagamento, encargos sociais, férias, rescisões, benefícios, etc.

Outra sugestão é separar, dentro desse grupo, funcionários próprios e terceirizados.

2) DESPESAS / CONSUMO:

Nesse grupo devem estar discriminados os gastos com água, luz, gás e internet (se for o caso). Importante checar se os pagamentos estão sendo feitos dentro do vencimento.

3) DESPESAS / MANUTENÇÃO:  

Aqui devem estar listados os contratos de manutenção do condomínio, como os do elevador, portões, para-raios, equipamentos de segurança, etc.

4) DESPESAS / ADMINISTRATIVO:

Nessa parte estão os gastos referentes ao seguro do condomínio, administradora, síndico profissional (se houver), despesas bancárias, etc. 

Sinais de alerta

Nem sempre onde há fumaça, há fogo. Mas é importante evitar algumas posturas na pasta de prestação de contas, que demonstram pouca transparência.

Gastos sem notas fiscais: sempre se deve pedir notas fiscais em compras ou contratação de serviços envolvendo o condomínio.

Inadimplentes: quando houver pagamento em aberto, o mesmo deve ser feito com um boleto no nome do condomínio. 

Saldos diferentes: é fundamental que o saldo contábil e o bancário coincidam. 

Dúvidas: quando houver qualquer tipo de dúvida, é fundamental que a administradora ou o síndico ajude a esclarecê-la. O costume é que as observações sejam devolvidas à empresa juntamente com a pasta. 

Multas disfarçadas: É esperado que as contas do condomínio sejam pagas em dia havendo saldo para isso. Por isso, é importante questionar quando os compromissos não estão sendo saldados na data correta, gerando multas e onerando o condomínio.