De modo geral, o período de armazenamento e preservação dos arquivos depende basicamente da natureza do documento e seu objetivo.

• Documentos tributários

Esses são os mais fáceis de gerenciar, isso porque o prazo de guarda é de cinco anos para todos os documentos contábeis, o que inclui as notas fiscais e os comprovantes de recolhimento de impostos.

• Documentos comerciais e fiscais

Esses também expiram no prazo de cinco anos, na grande maioria das vezes, com algumas exceções:

Compensação mercantil – 20 anos;

Contrato de seguros/informação de valores – 20 anos;

Contrato de seguros pessoal – 20 anos;

Contratos previdenciários privados – 20 anos;

Ações judiciais e administrativas – tempo indeterminado;

Novação e pagamentos mercantis – 20 anos;

Títulos ou contratos de investimentos coletivos – 8 anos;

Títulos de capitalização – 20 anos.

• Documentos trabalhista e previdenciários

O prazo destes documentos variam conforme seu tipo

                CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – 36 anos;

                CAT (Comunicado de acidente de trabalho) – 10 anos;

                GPS (Guia de previdência social) – 10 anos;

                Depósito do FGTS – 30 anos;

                PPP (Perfil profissiográfico previdenciário) – 20 anos;

                PCMSO (Programa de controle médico de saúde ocupacional) – 20 anos;

                Contrato de trabalho – Indeterminado;

                Ficha do colaborador – Indeterminado.